Masz pytanie? Zadzwoń: (12) 399 40 82 lub napisz do nas
 

Artykuły

rozmiar czcionki:

A

A

A

Etapy wdrażania systemu zarządzania jakością.

dodane przez: konsultmed | Data publikacji: 2012.02.01
Każda firma przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu wdrażania systemu w jakiś określony sposób już funkcjonowała i rozwijała się. Wdrażany system nie powinien „burzyć” całkowicie istniejącego dotychczas w firmie systemu funkcjonowania poszczególnych komórek organizacyjnych.

Powinno się wykorzystać w jak największym stopniu istniejące dokumenty i zapisy dostosowując je jedynie do wymagań normy. Aby zrobić to dobrze należy:

1. Przeprowadzić audit wstępny, podczas którego należy dokładnie zapoznać się
z istniejącymi już dokumentami i zapisami oraz przeanalizować je pod kątem zgodności z wymaganiami normy. Większość firm, które działają już od wielu lat spełnia wiele wymagań normy nie zawsze zdając sobie z tego sprawę. Należy tylko uzupełnić niewielkie braki. Na tym etapie warto się też zastanowić czy nie zintegrować wymagań normy ISO 9001 z wymaganiami innych norm np. w branży kosmetycznej z wymaganiami normy ISO 22716, w branży spożywczej z wymaganiami normy ISO 22000, w branży farmaceutycznej z wymaganiami Prawa Farmaceutycznego i.t.p. Najlepiej taką decyzję o integracji systemów podjąć na początku procesu wdrażania Systemu Zarządzania Jakością.

2. Drugim etapem jest opracowanie dokumentacji systemowej, w skład której wchodzą:

  • Polityka Jakości i cele jakości
  • Księga Jakości
  • Procedury i Instrukcje
  • Zapisy
Nadrzędnym dokumentem SZJ jest Polityka Jakości. Polityka Jakości powinna wynikać z faktycznych celów funkcjonowania firmy i powinna być dla firmy odpowiednia. Cele firmy określa najwyższe jej kierownictwo, bowiem cele to nic innego jak plany na przyszłość, wizja rozwoju firmy. Polityka Jakości jest dokumentem, który powinni znać wszyscy pracownicy, ale jest również dokumentem rozpowszechnianym na zewnątrz firmy np. Politykę Jakości umieszcza się na stronie internetowej firmy jako wizytówkę i reklamę.

Procedury i instrukcje są kolejnym etapem opracowywania dokumentacji systemowej. Norma ISO 9001 wymaga 6 udokumentowanych procedur w następujących obszarach:

  • nadzór nad dokumentami
  • nadzór nad zapisami
  • nadzór nad wyrobem niezgodnym
  • działania korygujące
  • działania zapobiegawcze
  • audit wewnętrzny
Zwykle jednak w firmach istnieje potrzeba opracowania dodatkowych procedur lub instrukcji, które są wymagane przez akty prawne nadrzędne (ustawy, rozporządzenia). Wdrożenie systemu zarządzania jakością wg normy ISO nie zwalnia firmy z obowiązku spełnienia wymagań Ustaw i związanych z nimi aktów prawnych wykonawczych (Rozporządzeń) regulujących działalności danej branży. Wdrażając SZJ należy o tym pamiętać, aby nie tworzyć w firmie dokumentów dla auditora systemu ISO i oddzielnych dla innych np. kontrolerów Inspekcji Sanitarnej, Inspekcji Farmaceutycznej, Inspekcji Pracy i.t.p.
Należy się więc dobrze zastanowić jakie procedury/ instrukcje będą potrzebne aby spełnić wszystkie wymagania zarówno normy ISO jak i aktów prawnych obowiązujących w danej branży.

Księgę Jakości opracowuje się dopiero w momencie gdy są już opracowane wszystkie procedury i instrukcje. Podstawowe wymagania dotyczące Księgi Jakości zostały opisane w pkt. 4.2.2. normy ISO 9001:2008. Zgodnie z tym punktem Księga Jakości powinna zawierać zakres systemu zarządzania jakością, udokumentowane procedury ustanowione dla systemu lub powołanie się na nie oraz opis wzajemnego oddziaływania między procesami systemu zarządzania jakością.
Księga Jakości w małych firmach zawiera często całe procedury. W firmach większych procedury funkcjonują oddzielnie a Księga Jakości tylko powołuje się na nie. Ten drugi sposób jest bardziej funkcjonalny, ponieważ łatwiej nadzorować procedury funkcjonujące jako oddzielne dokumenty i dokonywać w nich zmian. Księga Jakości jest dokumentem, który często przedstawiany jest Klientom i dlatego warto z marketingowego punktu widzenia opisać w niej historię firmy oraz jej sukcesy i osiągnięcia.

Zapisy są obok procedur i Księgi jakości następnym bardzo ważnym elementem systemu zarządzania jakością. Są one potwierdzeniem wykonania określonych czynności przez pracowników i dostarczają dowodów zgodności z wymaganiami oraz dowodów skuteczności działania systemu zarządzania jakością.

3. Trzecim etapem jest wdrożenie opracowanych dokumentów. Najlepiej wprowadzać dokumenty sukcesywnie w miarę ich opracowywania. Wprowadzenie w życie procedur i instrukcji powinno być zawsze poprzedzone szkoleniem. Każdy pracownik, którego dotyczy dana procedura, powinien się z nią zapoznać. Musi też być ona dla pracownika dostępna w czasie pracy, co nie oznacza, że należy drukować tyle egzemplarzy procedury ilu pracowników ona dotyczy. Wystarczy, że komplet dokumentów będzie znajdował się w zawsze dostępnym dla pracowników miejscu, ale  musi to być miejsce odpowiednio zabezpieczone. W wielu firmach istnieją dokumenty, stanowiące tajemnicę firmy np. receptury wytwarzania. Dlatego nadzór nad dokumentami i ich odpowiednie zabezpieczenie jest szczególnie istotne.

4. Czwartym etapem jest weryfikacja wdrożonego systemu. Polega ona na przeprowadzeniu pierwszego auditu wewnętrznego we wszystkich komórkach organizacyjnych i we wszystkich obszarach firmy objętych systemem zarządzania jakości. Aby przeprowadzić audit wewnętrzny należy przeszkolić pracowników, którzy będą stanowić grupę auditorów wewnętrznych. Podczas doboru pracowników do grupy auditorów wewnętrznych należy pamiętać, że auditor nie może sprawdzać samego siebie, czyli kierownik działu produkcji nie może auditować działu produkcji. Małe firmy często korzystają w zakresie auditów wewnętrznych z usług firm konsultingowych, co jest z ekonomicznego punktu widzenia bardziej opłacalne. Audit wykonany przez firmę zewnętrzną jest również bardziej obiektywny. Warunkiem jest tylko dobór auditora, przeprowadzony na podobnej zasadzie jak dobór konsultanta wdrażającego system zarządzania jakością. Auditor musi znać specyfikę branży, którą audituje.
Pierwszy audit wewnętrzny należy przeprowadzić po pewnym czasie funkcjonowania systemu np. po 2-3 miesiącach. Później audity wewnętrzne przeprowadza się zwykle jeden raz w roku, a ich częstotliwość uzależniona jest od ważności danego procesu oraz od wyników poprzedniego auditu. Podczas auditów wewnętrznych nie tylko weryfikujemy wdrożony system, ale możemy również stwierdzić istniejące jeszcze braki.

5. Piątym etapem jest przegląd zarządzania, który wykonywany jest przez Najwyższe Kierownictwo firmy przy udziale Pełnomocnika ds. SZJ. Przegląd zarządzania jest spotkaniem, na którym omawia się na najwyższym szczeblu wszystkie elementy systemu zarządzania jakością. Wymagania dotyczące przeglądów zarządzania zawarte są w pkt. 5.6. normy ISO 9001. Zwykle porusza się tematy dotyczące:

  • wyników auditów,
  • podjętych działań korygujących i zapobiegawczych,
  • analizy informacji zwrotnych od klientów,
  • analizy realizacji ustanowionych celów,
  • aktualności celów i polityki jakości,
  • funkcjonowania procesów,
  • analizy rynku,
  • wskazań do dalszego doskonalenia.
Norma ISO nie wskazuje dokładnie jak często powinno się przeprowadzać przegląd zarządzania. Przyjmuje się jednak, że spotkanie takie powinno obyć się przynajmniej jeden raz w roku i musi być udokumentowane.

6. Ostatnim krokiem jest certyfikacja wdrożonego systemu. W tym momencie firma staje przed trudnym wyborem jednostki certyfikującej. Do najważniejszych kryteriów, którymi można się kierować podczas wyboru jednostki certyfikującej należą:
posiadanie przez Jednostkę Certyfikującą akredytacji,
referencje i doświadczenie zarówno jednostki jak i auditorów,
kompetencje techniczne jednostki – możliwość certyfikowania różnych systemów,
zasięg działania jednostki certyfikującej – certyfikaty różnych jednostek mogą być honorowane wyłącznie w obrębie danego Państwa lub grupy Państw, bądź też na całym świecie,
zasoby auditorskie – im więcej auditorów współpracuje z daną jednostką – tym więcej branż mogą audytować; niebagatelną wagę ma tu też zmniejszenie kosztów dojazdu, które obciążają klienta
wartość dodana – czyli szereg działań podejmowanych przez niektóre jednostki certyfikujące na rzecz klientów, jak na przykład: organizacja jednodniowych cyklicznych wykładów w tematach związanych z normą, konferencje mające na celu nie tylko przekazanie wiedzy, ale w znakomitym stopniu sprzyjające nawiązywaniu kontaktów biznesowych.
Zobacz tagże...
2012.02.01

Czy system zarządzania jakością jest potrzebny?

dodane przez: konsultmed
W dzisiejszych czasach prawie każdy przedsiębiorca niezależnie od branży jaką reprezentuje jak i od wielkości firmy, którą zarządza staje przed dylematem wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością wg normy ISO 9001. »
2012.02.01

Powody złego funkcjonowania systemu.

dodane przez: konsultmed
Powodów złego funkcjonowania systemu, który nie przynosi korzyści, ale stanowi wręcz obciążenie finansowe dla firmy jest co najmniej kilka. »